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Mischfahrten, Umwege & Unterbrechungen im Fahrtenbuch

Tanken, KiTa-Zwischenstopp, Stau – wir erklären, was im Fahrtenbuch zu beachten ist, wenn eine Fahrt mehrere Zwecke hat oder Umwege und Unterbrechungen enthält.

Vor der Arbeit die Kinder zur Schule bringen, nach dem Kundentermin die Autobahnsperrung umfahren und nach Feierabend einen Stopp am Supermarkt einlegen – es gibt viele Gründe, weswegen eine Fahrt mit dem Dienstwagen nicht nur einen Zweck verfolgt oder auch mal länger dauert. In einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch müssen dienstliche und private Fahrten allerdings ausdrücklich gesondert dokumentiert werden und immer auf dem kürzesten Weg erfolgen. Was du dazu wissen musst, erfährst du in unserem Beitrag Finanzamt-Anforderungen: Fahrtenbuch richtig führen.

Was ist also zu tun, wenn eine Fahrt mehrere Zwecke hat oder doch einmal einen Umweg beinhaltet?

Mischfahrt

Im Fall von mehreren Fahrtzwecken ist es möglich eine sogenannte Mischfahrt anzugeben. Dabei handelt es sich um eine Fahrt, bei der sich die private und die gewerbliche Nutzung vermischen. Relevant ist dies in erster Linie für Arbeitnehmer, die den Dienstwagen auch privat nutzen. So kann es einerseits passieren, dass man auf dem Weg vom Kunden ins Büro noch schnell eine private Erledigung macht oder aber anderseits auf dem Heimweg von der Arbeit die Geschäftspost wegbringt.

Wenn du die Fahrtstrecke nicht gezielt nach privatem und dienstlichem Zweck aufteilen kannst (was immer der sauberste Weg ist), notiere im Bemerkungsfeld, dass es sich um eine Mischfahrt handelt sowie den Grund und wenn möglich die anteilige Wegstrecke. Dies erklärt die Abweichung und das Fahrtenbuch ist trotzdem vollständig. Das Finanzamt kategorisiert dann zumindest einen Teil des Weges als Dienstfahrt, sodass er entsprechend von der Steuer abgesetzt werden kann.

Umweg

Bei einem Umweg ist in jedem Fall der Umfang entscheidend. Das gilt auch bei Umwegen aufgrund von Baustellen, Unfällen, Stau oder ähnlichem. Eine Strecke mit einer Abweichung von 24 Prozent der kürzesten Route gilt laut Finanzgericht als Umweg. Allerdings: Auch kurze Tankstopps müssen im Fahrtenbuch als Umweg angegeben werden. Wenn Tankquittungen vorliegen, zu denen kein Tankstopp im Fahrtenbuch vermerkt ist, kann das Finanzamt strikt sein und das Fahrtenbuch im Zweifel nicht anerkennen.

Um auf Nummer Sicher zu gehen und dem Finanzamt keinen Grund zu geben, das Fahrtenbuch abzulehnen, solltest du immer jede Abweichung vom kürzesten Weg gemäß dem vorrangigen Fahrtzweck angeben. Notiere dazu im Bemerkungsfeld mindestens, was der Grund für den Umweg ist (Beispiel: „5 km Umweg wegen Vollsperrung der A3 zwischen A und B“). Ideal ist es die Länge des Umwegs zu notieren und ggf. Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung anzugeben.

Zusammenfassen von Fahrten

Andersherum kannst du auch mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen Dienstfahrt miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbinden. Dies ist der Fall, wenn du beispielsweise auf einer Fahrt mehrere Kunden- bzw. Geschäftstermine verbindest. Voraussetzung ist, dass du die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in zeitlicher Reihenfolge aufführst.

Noch einfacher ist es bei unmittelbar aufeinander folgenden Privatfahrten: Nach Beendigung deines Arbeitswegs am Freitagabend kannst du mehrere ausschließlich private Fahrten am Wochenende einfach gesammelt als privat angeben. Erst bei der ersten dienstlichen Fahrt bzw. beim Arbeitsweg am Montagmorgen muss dann wieder eine gesonderte Fahrt angeführt werden.

Übrigens: In der Fahrtenbuch-App von eazylog kannst du aufeinanderfolgende Fahrten mit dem gleichen Zweck ganz einfach jederzeit zusammenführen und wieder trennen. Einfach im Fahrtenbuch die entsprechenden Fahrten mit einem Häkchen markieren und den Button „Fahrten zusammenführen“ klicken. Die Fahrten werden dann als gemeinsamer Eintrag, aber mit separaten Angaben zu den einzelnen Abschnitten angezeigt. Zum Trennen einfach bei der entsprechenden Fahrt auf „Details“ klicken und anschließend den Button „Fahrt trennen“ anwählen.