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Elektronisches Fahrtenbuch: Vorteile & Vorgaben

Ein elektronisches Fahrtenbuch bzw. eine Fahrtenbuch-App kann dir viel Aufwand ersparen – wir zeigen die Vorteile und erklären, was beachtet werden muss.

Vorgaben vom Finanzamt

Auch beim elektronischen Fahrtenbuch gibt es natürlich gewisse Vorgaben, damit es vom Finanzamt überhaupt anerkannt wird. Grundsätzlich gelten dieselben Mindestangaben und Voraussetzungen wie bei jedem anderen Fahrtenbuch auch. Zusammengefasst findest du diese in unserem Beitrag Finanzamt-Anforderungen: Fahrtenbuch richtig führen.

Zudem ist wichtig, dass auch, wenn bei der automatisierten Erfassung meist Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt automatisch auf Knopfdruck erfasst werden, natürlich bei dienstlichen Fahrten nicht vergessen werden darf zeitnah Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartner bzw. Kunden zur Fahrt zu erfassen. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss sich an die Sieben-Tage-Regel halten – das heißt, dass die Details nur bis sieben Tage nach automatischer Erfassung der Fahrt nachgetragen werden dürfen.

Die geschlossene Form gilt natürlich auch beim elektronischen Fahrtenbuch. Das heißt: Am Ende muss für das Finanzamt eine vollständige Datei mit allen getätigten Fahrten vorliegen, die nicht veränderbar ist. Deswegen werden selbstangelegte Excel-Tabellen beispielsweise nicht beim Finanzamt anerkannt. Im Gegenteil: Nachträgliche Änderungen im Dokument müssen entweder vollkommen ausgeschlossen sein oder deutlich als solche gekennzeichnet werden.

Vorteile gegenüber dem handschriftlichen Fahrtenbuch

1. Keine Zettelwirtschaft

Ein handschriftliches Fahrtenbuch bedeutet immer unnötigen Papierkram und die Gefahr des Verlusts. Mit einem digitalen Fahrtenbuch, vor allem einer Fahrtenbuch-App wie eazylog besteht diese Gefahr nicht, du sparst unübersichtliche Papierberge und hast immer alles übersichtlich an einem Ort gespeichert. Im Fall von eazylog bleiben deine gesamten Fahrten im eazylog-Fahrtenbuch gespeichert, so lange dein eazylog-Konto existiert und können daher beliebig oft exportiert werden.

2. Einfache & lückenlose Dokumentation

Mit einer elektronischen Lösung sparst du dir Stress und Hektik – es werden automatisch bzw. auf Knopfdruck sämtliche Fahrten mit deinem Dienstwagen erfasst und ordnungsgemäß dokumentiert. Du musst im Nachhinein nur noch ggf. die nötigen Angaben zum Reiseziel, Reisegrund und aufgesuchten Geschäftspartnern/Kunden (bei Dienstfahrten) ergänzen, solltest du dies nicht schon sofort erledigt haben. Gute Systeme und Apps wie eazylog erleichtern dir die Vervollständigung der vorgeschriebenen Angaben (z. B. durch Adressvorschläge per GPS) und erinnern dich sogar rechtzeitig vor Ablauf der Sieben-Tage-Frist daran, wenn noch Angaben fehlen.

3. Eindeutige Einordnung der Fahrten

Die Einordnung des Fahrtzwecks in Dienstfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg ist in den elektronischen Fahrtenbüchern vorgegeben und obligatorisch, sodass du unmittelbar nach der Fahrt mit nur einem Knopfdruck den entsprechenden Zweck anwählen kannst – ohne die Gefahr etwas zu vergessen.

4. Übersichtliche Verwaltung von Fahrzeugen

Auch die Verwaltung von mehreren Fahrzeugen wird in der Regel mit einem elektronischen Fahrtenbuch erleichtert. Durch die digitale Auswahl ist eine eindeutige Zuordnung möglich und verhindert ein Durcheinanderkommen – wenn Kilometerstände oder andere Angaben nicht zueinanderpassen, erkennen dies die digitalen Varianten meist automatisch und warnen den Nutzer.

5. Einfache Abrechnung mit dem Finanzamt

Der Export des Fahrtenbuchs als geschlossene Dokumentation ist meist mit einem Knopfdruck erledigt und bietet bereits die erforderliche Form für die Einreichung beim Finanzamt. Wenn alle Daten innerhalb der Sieben-Tage-Frist korrekt eingetragen wurden, steht damit einer ordnungsgemäßen Anerkennung und Abrechnung nichts mehr im Wege.

eazylog – die einfache Fahrtenbuch-App für Dienstwagennutzer, Selbstständige & Privatpersonen

Die kostenlose Fahrtenbuch-App eazylog bietet dir alle Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs als übersichtliche App direkt auf deinem Smartphone – selbstverständlich streng nach den Vorgaben des Finanzamtes. Die Fahrten mit deinem Dienstwagen werden auf Knopfdruck ganz einfach beim Fahren dokumentiert – wenn du möchtest auch mit GPS-Tracking. In der App oder in deinem Kundenkonto auf fahrtenbuch.eazylog.app findest du dann alle Fahrten auf einen Blick, kannst Fahrten revisionssicher nachtragen, vervollständigen oder bearbeiten und schließlich jederzeit als PDF exportieren.

Außerdem erinnern wir dich per E-Mail an die Sieben-Tage-Regelung. Bei nicht erfolgter Vervollständigung wird die Fahrt automatisch als zu versteuernde Privatfahrt gewertet, sodass dein Fahrtenbuch als Gesamtpaket beim Finanzamt gültig bleibt. Zudem kannst du das Fahrtenbuch auch dazu nutzen, um z. B. Fahrten für Auftraggeber oder für eine Reisekostenabrechnung zu erfassen und zu exportieren.

Mehr Infos und die kostenlose Registrierung findest du unter fahrtenbuch.eazylog.app