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Finanzamt-Anforderungen: Fahrtenbuch richtig führen

Damit ein Fahrtenbuch beim Finanzamt anerkannt wird, müssen gewisse Voraussetzungen strikt erfüllt sein. Wir erklären, was genau es zu beachten gilt.

Ob vorsätzlich oder versehentlich – gewisse Fehler oder Nachlässigkeiten verzeiht das Finanzamt bei der Anerkennung eines Fahrtenbuchs nicht. Die Folge: Das Fahrtenbuch wird als ungültig erklärt und kann auch nicht im Nachhinein korrigiert werden. Deswegen solltest du schon im Vorhinein sorgfältig abwägen, ob sich der Aufwand eines Fahrtenbuchs für dich lohnt. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag Lohnt sich ein Fahrtenbuch für mich?.

Wir zeigen, welche Vorgaben es gibt und wie du ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führst:

Gesetzliche Vorgaben

Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden, deswegen ist die Angabe des Kfz-Kennzeichens im Fahrtenbuch für die eindeutige Zuordnung obligatorisch.

Ansonsten ist ein Fahrtenbuch laut Einkommenssteuergesetz „ordnungsgemäß“, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

1. Zeitnahe Erstellung

Das Fahrtenbuch muss immer auf dem aktuellen Stand der angefallenen Fahrten sein. Das heißt, dass es zeitnah geführt werden muss – im Idealfall tagesaktuell.

2. Geschlossene Form

Im Fahrtenbuch müssen alle mit dem Dienstwagen ausgeführten Fahrten fortlaufend festgehalten sein. Es gibt die Fahrten also in geschlossener Form einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamt-Kilometerstandes vollständig und lückenlos in chronologischer Reihenfolge wieder.

3. Gesonderte Führung

Innerhalb der fortlaufenden Dokumentation müssen die Fahrten gesondert geführt werden. Das bedeutet, dass sie in dienstliche und private Fahrten unterteilt werden. Was hier genau zu beachten ist, liest du in unserem Beitrag Dienstfahrt, Arbeitsweg & Privatfahrt im Fahrtenbuch.

Mindestangaben

Leider gibt es keine offizielle Vorlage vom Gesetzgeber, aber folgende Angaben muss dein Fahrtenbuch laut Lohnsteuer-Richtlinien zu jeder einzelnen Fahrt enthalten:

  1. Dienstliche Fahrt: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie Reiseziel, Reisegrund und aufgesuchte Geschäftspartner
  2. Privatfahrt: Kilometerangaben genügen
  3. Arbeitsweg: kurzer Vermerk im Fahrtenbuch genügt

Belege

Zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehört auch, dass eine stichprobenartige Nachprüfung möglich ist. Dafür müssen die Angaben leicht und einwandfrei nachzuprüfen sein und die inhaltliche Richtigkeit muss anhand von Belegen festgestellt werden können.

Dafür sollten Tankbelege und Parkquittungen von allen Fahrten aufbewahrt werden. Auch Werkstattrechnungen müssen selbstverständlich vorliegen. Hilfreich sein können auch persönliche Termineintragungen und Spesenabrechnungen.

Aufbewahrungspflicht

Gemäß GoDB, einer Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland, muss dein Fahrtenbuch mindestens zehn Jahre gespeichert werden und damit für das Finanzamt auch so lange abrufbar sein. Wichtig: Dabei zählt nicht ein Ausdruck oder eine Kopie, sondern es kommt auf die Daten in ihrem originalen (ggf. digitalen) Zustand an.

Erleichterung: Elektronische Fahrtenbücher

Eine deutliche Erleichterung bieten elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuch-Apps – hier sind alle wichtigen Angaben schon vorgegeben und du wirst im besten Fall sogar vor fehlerhafter Fahrtenbuch-Führung an entsprechender Stelle gewarnt. Doch auch hier gibt es gewisse Vorgaben, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt überhaupt anerkannt wird. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag Elektronisches Fahrtenbuch: Vorteile & Vorgaben.

Übrigens: Wird dein Fahrtenbuch nicht anerkannt, kann der geldwerte Vorteil gemäß der Ein-Prozent-Methode ermittelt werden. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag Dienstwagen: Ein-Prozent- vs. Fahrtenbuch-Methode.